Charter betreffende de persoonsgegevens – B-aparthotels

Inleiding

B-aparthotels hecht er veel belang aan dat de gegevens die hem worden toevertrouwd door de klanten, verwerkt worden in overeenstemming met de wet, en meer in het bijzonder met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en dat enkel gegevens verzameld worden die nodig zijn voor de goede werking van de reserveringen en van de activiteiten van B-aparthotels. B-aparthotels stelt ook alles in het werk om de veiligheid van de verzamelde gegevens te garanderen.

Om u toe te laten meer te weten te komen over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, heeft B-aparthotels het volgende charter betreffende de persoonsgegevens opgesteld.

 

  1. Identiteit en gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens waarnaar verwezen wordt in dit charter, is de vennootschap BEAPART N.V., waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is te Ambiorixsquare 28, 1000 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0552.749.847. Deze zal in dit charter genoemd worden met de naam B-aparthotels.

Elke aanvraag met betrekking tot uw gegevens moet gericht worden aan het e-mailadres private.datas@b-aparthotels.com.

 

  1. Doeleinden en juridische grondslag van de verwerking

B-aparthotels verwerkt hoofdzakelijk de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het contract waar de klant partij bij is. De gegevens zouden echter verwerkt mogen worden uit hoofde van rechtmatige belangen die B-aparthotels nastreeft.

Wanneer de gegevens verzameld worden voor direct marketing, wordt bovendien de toestemming van de klant gevraagd.

De persoonsgegevens van de klant worden dus verzameld voor de volgende doeleinden:

Ten behoeve van de uitvoering van het contract:

  • Beheer van de reservering van de kamers;
  • Beheer van het verblijf van de klant (consumpties, opvolging van mogelijk onburgerlijk gedrag, …);
  • Facturatie en betaling;
  • Beheer van de geboden hotelservice.

Om wettige redenen:

  • Beter begrip van de behoeften van de klant;
  • Voorstellen van producten en diensten die aangepast zijn aan de behoeften van de klant;
  • Beheer van de klantenrelatie en van de klantenbinding;
  • Bijhouden van statistieken;
  • In het algemeen, de verbetering van de dienstverlening van B-aparthotels, zoals het beheer van klachten, het houden van tevredenheidenquêtes, het beveiligen en verbeteren van de navigatie op de websites van B-aparthotels, de veiligheid en de preventie van eventuele fraude, …).

Voor direct marketing doeleinden:

  • Verzenden van speciale aanbiedingen en potentiële nieuwe diensten die aangeboden worden door B-aparthotels;
  • Verzenden van nieuwsbrieven, promoties en toeristische, hotel- of dienstaanbiedingen, alsook aanbiedingen van partners.

 

  1. De verwerkte persoonsgegevens

De verwerkte persoonsgegevens worden behandeld op een geoorloofde, loyale en transparante manier ten aanzien van de betrokken persoon.

Enkel de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden die hierboven worden vermeld, zullen verzameld worden. Deze zullen verzameld worden vanaf het ogenblik dat de klant een reservering maakt bij B-aparthotels, of in één van onze residenties verblijft. Deze informatie kan ons ook verstrekt worden als de reservering gemaakt werd door een derde, zoals een reisbureau.

Deze gegevens die verwerkt worden, is informatie die betrekking heeft op u, op leden van uw familie, of die betrekking hebben op personen voor wie u een reservering maakt, zoals:

  • Naam en voornaam;
  • Telefoon en e-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Nationaliteit;
  • IP-adres;
  • Informatie met betrekking tot de kredietkaart of alle andere betaalmiddelen of garanties;
  • Data en uren van vertrek en aankomst;
  • Voorkeuren met betrekking tot het type kamer of andere persoonlijke voorkeur;
  • Interessedomeinen;
  • Informatie verzameld voor het bijhouden van statistieken;
  • Eventuele commentaren tijdens of na een verblijf in een residentie van B-aparthotels.

 

  1. Ontvanger van de persoonsgegevens

De verwerkte en verzamelde gegevens zijn hoofdzakelijk bestemd voor B-aparthotels.

B-aparthotels zal uw gegevens echter mogen delen met derden, om u diensten te verstrekken in verband met uw activiteiten en uw behoeften, tijdens uw verblijf in één van onze residenties. B-aparthotels zal uw gegevens ook mogen delen met derden, om onze producten en de diensten die wij u verstrekken, te verbeteren. B-aparthotels zal uw gegevens eveneens mogen delen met een derde partij zodat deze statistische studies of marktonderzoeken kan uitvoeren uit naam van B-aparthotels, of dat u aanbiedingen, promoties of nieuwsbrieven toegestuurd kunnen worden door de derde partij, uit naam van B-aparthotels.

Er zullen contracten ondertekend worden met de genoemde derden, zodat de verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens eveneens gerespecteerd worden, zowel tijden de opdracht die hem werd toevertrouwd als na afloop ervan.

Het is ook mogelijk dat B-aparthotels de persoonsgegevens in zijn bezit moet delen met de overheid, als dit wettelijk vereist is, of wanneer dit absoluut noodzakelijk is voor de preventie, opsporing of vervolging van misdrijven of fraude.

 

  1. Overdracht van persoonsgegevens naar een derde land?

B-aparthotels maakt op dit ogenblik geen persoonlijke gegevens over aan een derde land in de Europese Unie.

In het geval dat dit zou veranderen, zal B-aparthotels enkel gegevens overdragen naar een derde land in de Europese Unie, voor zover dit land een beschermingsniveau verzekert dat gelijk is aan dat van de Europese Unie, en dat dit het voorwerp heeft uitgemaakt van een adequaatheidsbesluit door de Europese Commissie conform artikel 45 van de AVG, of binnen de door deze wet toegelaten grenzen, bijvoorbeeld door de bescherming van de gegevens te verzekeren door aangepaste contractuele bepalingen.

 

  1. Duur van de bewaring van de gegevens

B-aparthotels zal de verzamelde persoonsgegevens zo lang bewaren als nodig is, met name rekening houdend met hoger beschreven doeleinden, met de wetgeving (zoals de fiscale wetgeving), alsook voor het verdedigen van B-aparthotels in het geval er zich geschillen zouden voordoen.

 

  1. Beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens

B-aparthotels stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens een hoog en adequaat beveiligingsniveau krijgen. Er worden technische, fysieke en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om ongeoorloofde toegang, misbruik, verspreiding of verlies van informatie tegen te gaan. Er zijn eveneens restricties voorzien voor het beperken van het gebruik van en de toegang tot uw persoonsgegevens op onze servers. Enkel de in het kader van zijn werk gemachtigde persoon heeft trouwens toegang tot uw persoonsgegevens. Ook al kan de veiligheid van de verzameling, van de transmissie en van de opslag van gegevens nooit volledig gegarandeerd kan worden, ziet B-aparthotels erop toe dat adequate voorzorgen genomen worden om ze te beschermen.

 

  1. Recht van de betrokken personen

De klant kan op ieder ogenblik toegang krijgen tot zijn persoonsgegevens die verzameld werden door B-aparthotels, en vragen dat deze rechtgezet of zelfs gewist worden. De klant mag ook vragen dat de verwerking door B-aparthotels van zijn/haar gegevens beperkt wordt, of gebruik maken van zijn/haar recht van bezwaar. B-aparthotels zal deze gegevens dan ook slechts mogen verwerken binnen de wettelijk toegelaten grenzen.

In het geval van een vraag tot schrapping van de gegevens van de klant, en rekening houdend met de door de overheid opgelegde beveiligingseis, zal B-aparthotels niet alle gegevens van de klant mogen wissen, en moeten zijn/haar naam, voornaam en adres bewaard worden gedurende een periode van __ jaar volgend op zijn/haar laatste verblijf in één van de vestigingen van B-aparthotels.

Wanneer de persoonsgegevens verzameld werden op basis van de toestemming van de betrokken persoon, kan deze laatste die toestemming om het even wanneer intrekken. Deze intrekking geldt enkel voor de toekomst, zodat geen afbreuk gedaan kan worden aan de wettigheid van de verwerking gebaseerd op de toestemming die eerder gegeven werd.

De betrokken persoon moet elke aanvraag schriftelijk richten aan het e-mailadres private.datas@b-aparthotels.com.

Ten behoeve van de vertrouwelijkheid en de bescherming van uw gegevens, zal de persoon die zijn aanvraag indient, er een kopie moeten bijvoegen van een officieel identiteitsdocument, zoals de identiteitskaart of zijn/haar paspoort.

Deze aanvragen worden zo snel mogelijk verwerkt en conform de van kracht zijnde reglementering die van toepassing is op de bescherming van de gegevens.

 

  1. Recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit

Elke persoon die van mening is dat B-aparthotels een de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens geschonden zou hebben, kan een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, die toeziet op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de burgers en op de bescherming van hun persoonsgegevens.

 

  1. Gevolgen in het geval van niet verstrekking van de persoonsgegevens

Door het feit dat de meeste persoonsgegevens die B-aparthotels verzamelt, nodig zijn voor de uitvoering van het contract dat bestaat met de personen die verblijven in één van onze residenties, zal de weigering van het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens ertoe leiden dat er geen contact afgesloten wordt met B-aparthotels, en geen reservering of verblijf kan plaatsvinden in onze residenties.

Wanneer persoonsgegevens verzameld worden voor direct marketing doeleinden, zal de betrokken persoon altijd mogen weigeren om de gevraagd gegevens te verstrekken, of zijn/haar toestemming mogen intrekken als deze eerder gegeven werd.

 

  1. Kinderen op de website

De website van B-aparthotels is geenszins bestemd voor minderjarigen jonger dan 16 jaar, en B-aparthotels vraag van hen geen persoonsgegevens en verzamelt deze ook niet. In de hypothese dat B-aparthotels zou ontdekken dat persoonsgegevens met betrekking tot minderjarigen jonger dan 16 jaar verzameld zouden zijn, zonder dat de houder van het ouderlijke gezag hiermee heeft ingestemd of hiervoor de toelating heeft gegeven, zal B-aparthotels alle redelijke maatregelen nemen om ze te schrappen.

 

  1. Datum van inwerkingtreding en latere wijzigingen

Dit charter betreffende de persoonsgegevens wordt van kracht vanaf 2018.

B-aparthotels behoudt zich echter het recht voor om het in de toekomst aan te passen, om de evoluties van de wetgeving te volgen of ten behoeve van zijn activiteiten.